2008年7月

【写真】コンプライアンス環境向上の一環として、かねてから懸案の申請業務を電子化 高機能ワークフロー「OpenCube lite」

社内の各部門を巡回していた書類を電子データ化し、ネットワークを介して回覧・処理する「ワークフローシステム」。企業内部の活動を可視化して個人情報保護や内部統制強化に貢献するとともに、非効率な業務を見直し意思決定の迅速化が図れるツールとして、多くの企業において導入に向けた動きが盛んだ。
"ばね"のトップメーカーの日本発条株式会社(以下ニッパツ)が選択したのは、NTTデータの高機能ワークフローパッケージ「OpenCube lite」だった。

ニッパツ 総合福祉・事務センター部長 田中 克彦氏 ニッパツ 企画本部情報システム部 主査 武田 康男氏 ニッパツ 総合福祉・事務センター 村田 雅史氏

内部統制の強化を図る上でワークフローの導入は急務

【写真】

様々な分野で用いられるニッパツの"ばね"

"ばね"は身の回りのさまざまな製品に用いられ、その存在なしではもはや私たちの生活は成り立たないといえる。ニッパツは、自動車用の"ばね"を中心に業界最大手のメーカーとして躍進してきた。近年ではハードディスクドライブ用の支持ばねが急成長しており、グローバルにビジネスを展開している。

そのニッパツでは、基幹業務に最新の情報システムを活用し業務の効率化やコスト削減に努めてきたが、住所変更などの各種届、稟議書の回覧などの社内申請業務に関しては一部を除き昔ながらの人手を介した紙の書類による運用であった。そのため、帳票の誤入力による手戻り、また書類を探し出すのに時間を要するなど文書管理に手間がかかり、業務の効率化や申請処理の迅速化が求められていた。
こうした状況にメスを入れ、社内の各部門を巡回する文書を電子データ化して、ネットワーク経由で回覧・処理するシステムの導入に向けて、さまざまな製品の比較・検討を重ねた。その結果、ニッパツの求めるシステム要件に合致するとともに、今後の拡張性や汎用性の面においても最適との評価を得たのが、NTTデータの高機能ワークフローパッケージ「OpenCube lite」だった。

「OpenCube lite」導入により、申請業務システムを短期間で構築

導入を担当した企画本部情報システム部主査の武田康男氏は「『OpenCube lite』は、内部統制の強化など今後のシステムに求められる要件に最もフィットし、社員にとってなじみのあるマイクロソフト社の「Office」製品ともスムーズに連携が図れること、利用者にもシステム管理者にも見やすく分かりやすい操作性だったこと、パーツを組み合わせて作成する製品構成のため汎用性に富むこと―などが大きな決め手でした」との選定理由を説明する。
「OpenCube lite」は、人から人へ紙を渡していく業務イメージをそのままWebシステム上に実現し、しかも簡単に短期間で移行できる高機能なワークフローパッケージだ。汎用のWebブラウザから入力でき、見やすくわかりやすいユーザーインターフェースのもと、ワークフローの定義や入力フォームの作成にもプログラミングの知識を必要とせず、組織改編や人事異動に伴う変更にも迅速に対応できるなど、高機能にもかかわらず短期間で構築することが可能だ。WordやExcelへの差し込み印刷も標準でサポートしている。
導入を決定した総合福祉・事務センター部長の田中克彦氏は「シンプルだけどフレキシブル、使いやすそうなシステムだというのが、実際に試用してみた上での第一印象でした。入力する側はもちろん、1日に何件も処理しなければならない管理者側にとっても、見やすくて分かりやすいことはとても大事だと思います」と「OpenCube lite」を評価する。
また武田氏は、ワークフローの導入にあたり、NTTデータのさまざまな活動に対して、製品自体の満足度だけではなく「業務内容を深く理解した上で、業務改善や安定運用のために『OpenCube lite』をどう活用するのが最善かといったことを共に考えてもらいました」と取り組みを評価している。

経費精算や稟議の電子化を図り、企業経営の新たな展開を図る

「OpenCube lite」による申請業務システムは、運用を開始して以来、システム障害などのトラブル発生もなく順調に稼働している。社員の申請手続の実務を担当する総合福祉・事務センターの村田雅史氏は「スタートしてまだ日は浅いものの、人事・総務関連の申請手続にパソコンを使うのは、もはや当り前といった意識が社内に芽生えつつあります」と社内の反応を述べる。時代が確実に一歩進んだことを実感しているそうだ。まずは本社部門を対象に導入したが、今後、他の事業所にも展開する予定だ。
「日頃から利用する機会の多い経費精算を『OpenCube lite』で行うことができれば、利便性はさらに向上するでしょう。今後の利用状況を見極めつつ、近い将来の実現を目指したい」と田中氏は語る。「OpenCube lite」は、マイクロソフト社の統合プラットフォーム「Microsoft Office SharePoint Server2007(MOSS)」との柔軟な連携も大きな特長で、今回の導入に際しては、両者の連携も選定理由になっている。
「今回導入したシステムが契機となって、社員一人ひとりがITを有効活用することにより、単に業務の効率化や質の向上ばかりでなく、企業経営そのものに新たな展開が図られるといいですね」(田中氏)。今後はこの特長を生かして、より高度な社内情報管理に向けた情報共有も実践したい考えだ。

【図】システム概要イメージ

注釈

  • OpenCubeは株式会社NTTデータの登録商標です。
  • SharePoint Serverは米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。

お客様プロフィール

社名

日本発条株式会社

呼称

ニッパツ

本社

神奈川県横浜市金沢区福浦3-10

設立

1939年9月

資本金

170億957万円(2008年3月末現在)

従業員数

4,002名(2008年3月末現在)

事業概要

懸架ばね、シート、精密ばね、HDD用部品、産業機器(ろう付製品、セラミック製品、配管支持装置、ポリウレタン製品、プリント配線板、駐車装置)、セキュリティ機器の製造販売

お客様の声リーフレットダウンロード

【写真】日本発条株式会社様

ご紹介した事例内容をPDFでダウンロードすることができます。

お気軽に
お問い合わせ
ください

日本発条株式会社様の事例に関するお問い合わせ

お問い合わせフォーム

日本発条株式会社様の事例に関連する情報

業種

競争力強化や業務効率化に寄与するICTで、ものづくりを支える

サービス

業務の見える化で内部統制強化や意思決定の迅速化に貢献

ITの有効活用で体系的に内部統制の強化をサポート