2009年6月

SharePointと連携し、業務品質の向上やコンプライアンス/内部統制強化に貢献するOpenCube

シービー・リチャードエリスは、「OpenCube」と「Microsoft Office SharePoint Server 2007」の導入を推進、業務プロセスと情報共有インフラの改善に取り組んできた。それによって、ビジネスプロセスを見直しとともに、迅速かつ的確なビジネスジャッジが可能となり、コンプライアンス/内部統制の強化にもつながっている。

シービー・リチャードエリス株式会社様 管理本部 IT部 シニアディレクター 松下 隆司氏 シービー・リチャードエリス株式会社様 管理本部 IT部 白倉 達郎氏 シービー・リチャードエリス株式会社様 管理本部 総務部 総務グループ アソシエイトディレクター 大浦 孝文氏 シービー・リチャードエリス株式会社様 管理本部 コンプライアンス・法務部 法務グループアソシエイトディレクター 神山晃氏

SharePointとの親和性の高いワークフローの選定が急務に

【ロゴ】

CB Richard Ellisグループは、世界300拠点以上、約30,000人の従業員を擁する世界最大の事業用不動産サービス会社(2008年度の収入ベース)。

その日本法人であるシービー・リチャードエリス株式会社では、全国17ヵ所のネットワークを通じ、オフィス・物流施設・店舗・商業施設の賃貸仲介をはじめ、売買仲介、不動産鑑定、リサーチ、コンサルティング、コーポレートサービス(CRE)、プロジェクトマネジメント、ファシリティマネジメント、プロパティマネジメント、アセットマネジメントなど、事業会社および投資会社向けに、顧客の不動産ニーズに即したソリューションを提供している。
2006年1月の経営統合によって歩みを新にし、ワールドワイドなグループ共通インフラに合わせる必要に迫られたため、同社ではメールシステムを従来のLotus NotesからMicrosoft環境(Exchange Server/Outlook)へと変更。それに伴い、これまでLotus Notesを用いて実施してきた情報共有やワークフローについても、新たなシステムに移行することが求められた。そこで、情報共有基盤として、Microsoft Office SharePoint Server 2007(以下、SharePoint)を採用するとともに、SharePointと親和性が高く連携が図りやすいワークフローツールの導入に向けて、検討を進めることとなった。

ビジネスフローを見直し業務に合わせた開発を目指す

従来Lotus Notesで行っていた承認フローが必ずしも同社のビジネスプロセスに適合しておらず、そのため新たなワークフローツールの導入を行いつつビジネスフローの見直しも併せて行いたいとの要望があった。
さらに、新たなビジネスニーズに対応したビジネスフロー変更のたびに改修が必要になるようなシステムではビジネス環境の変化に柔軟に対応できないことから、業務実態に合わせて社内でビジネスフローの変更を柔軟にでき、最適化を図ることができる、運用しやすい製品を選びたいと考えた。
管理本部 IT部シニアディレクターの松下隆司氏は、ワークフローの導入に際して「新たな環境を導入することで、ビジネスフローの見直しにつなげることや、職務権限・業務分掌をより明確にできることが大切。本当に必要な人が必要な決裁をスピーディに行えるようになれば、ビジネスの確実性も高まるはずです」と言う。

コストパフォーマンスに優れ開発も容易なOpenCubeを選択

こうした課題を解決するべく、同社が選択したのが、「OpenCube」である。同社がOpenCubeを選択した理由は、まず導入のしやすさ。その上で、情報共有基盤として導入を進めているSharePointとの親和性が高いこと、Windows統合認証が利用できること、そしてコストパフォーマンスが高いことが選定理由となった。
実際の導入に当たっては、ほぼすべての開発が社内で行われた。開発を担当した管理本部IT部の白倉達郎氏は、「社内ユーザの要望を聞きながら細かいところまで対応するには、やはり社内で開発するのが一番の方法だったと思います。OpenCubeなら、導入当初に予期しなかった業務の追加やフローの変更についても、社内で対応できます。"ワークフローアドイン"は社内の他の業務でも活用ができるなど、業務追加や機能拡張の容易さが将来への安心につながっています」と感想を述べる。

コンプライアンスや内部統制を強化、業務効率や業務品質も向上

コンプライアンスや内部統制を強化し、業務効率化や業務品質の向上を目的としたシステム基盤の整備を行う上で、シービー・リチャードエリスがOpenCubeを利用する業務としてまず選択したのは、法務相談システムと営業系稟議システム・管理系稟議システムの3つ。
まず、相談部門が契約書のレビューをコンプライアンス部門に依頼する法務相談システムのフローは、特にプロセスの見直しを行わずに移行ができたこともあり、より一層のコンプライアンス強化や業務効率化をOpenCubeによって進めている。管理本部 コンプライアンス・法務部 法務グループ アソシエイトディレクター 神山晃氏は、「契約書がどのような経路を通ってレビューされ、いつ誰がどのようなコメントを残し、最終的に確認されたのかの足跡が相談部門・コンプライアンス部門にとって、一層わかりやすく確認できるようになり、コンプライアンスやリスク管理も大きく前進しました。フローが可視化されたことやデータベース管理も容易になったことで、業務品質の向上にも貢献しています」と効果のほどを語る。
また、営業系稟議システムに関しては、軽重にかかわらず1つのルートだけで承認をまわしていた従来のフローを変え、案件の内容やビジネスに与えるインパクトに応じた承認ルートへと見直しを図り、特にイレギュラーな案件などでは承認ルートを適切に変える仕組みを採用。これにより、案件に応じた的確な判断を行うことにつながっているという。
管理系稟議システムは、従来の文書での回覧と比べて、決裁のプロセスや所在が明確になり、意思決定のスピードアップや効率化を図ることができたという。管理本部 総務部 総務グループ アソシエイトディレクター 大浦孝文氏は、導入成果について「稟議が回ってきたとき、それまでの決裁過程が一覧でき、その内容やコメントが読めるので安心して承認できます。OpenCubeの画面は見やすく確認しやすいこともあり、従来に比べても承認業務の効率が大幅に良くなり、業務プロセスの最適化も図ることができました。稟議に必要な作業工数をはじめ、コスト削減効果は着実に表れていると確信しています」と話す。
このように、シービー・リチャードエリスでは、OpenCubeの導入によってフローを利用するユーザが自らフローを作り、更新できるようになった。その結果、情報システム部門への負荷集中が避けられ、各部門でも効果的かつ運用も容易な環境が実現。ワークフローの導入のしやすさが内部統制や意思決定の明確化に大きく貢献している。

経費精算や開発業務へと利用拡大 SharePointとの本格連携にも期待

現在は法務・総務に関する業務にOpenCubeを導入しているが、今後はSharePointの本格稼働に合わせて、OpenCubeの運用基盤のシステム強化など、高速化を目指した環境整備も視野に入れつつ、多岐にわたる業務に積極的に活用していきたい考えだ。
「例えば、社員の利用頻度の高い経費の精算処理を電子化することで、業務の効率化やコスト削減が図れます。また、IT部門自体の業務に関しても、例えば、新たなシステムを開発する際にOpenCubeを用いれば、要件定義の策定段階で関連部署からの承認もスムーズに進むでしょう。システムへの要望や承認の経緯も記録に残るなど、スピードアップと開発品質向上が期待できます」(松下氏)
OpenCubeが同社の今後のビジネスにどう生かされていくかに注目が集まる。

システム概要イメージ

SharePoint Server 2007について

SharePoint Serverは、マイクロソフトがご提供する、グループウェア・ポータル・チームコラボレーション・検索・文書管理など、企業の情報共有に必要なあらゆる機能を統合した、情報共有基盤です。企業で広く使われているMicrosoft Officeをフロントエンドとして用い、いつでも、どこからでも情報を活用できるよう工夫されています。

オープンキューブデータ有限責任事業組合について

NTTデータ、ニューソンとマイクロソフトはNTTデータが開発したワークフローパッケージ製品「OpenCube」の展開を目的としてオープンキューブデータLLPを発足しました。オープンキューブデータLLPでは「SharePoint Server 2007」との情報連携機能を標準装備した「OpenCube lite 2008」および、SharePointとの連携に特化して機能を大幅に強化した「OpenCube WorkFlow R/1」などの提供を通して、企業における経営品質や業務効率向上を支援します。

お客様プロフィール

社名

シービー・リチャードエリス株式会社

東京本社

東京都港区浜松町二丁目2番12号

設立

1970年(昭和45年)2月21日

資本金

1億5,000万円

事業概要

事業用不動産に関するトータルなコンサルティング・サービス

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業種

多様な文書管理に対応したサービスや橋梁監視システムの提供で、 建設・不動産業界を支える

サービス

時代の変化やニーズに即した先進のERPソリューションをご提供

業務の見える化で内部統制強化や意思決定の迅速化に貢献

ITの有効活用で体系的に内部統制の強化をサポート