2012年1月

「電子申告ソリューション」を利用し、膨大な申告データ処理業務を大幅に省力化・効率化

ERPや会計ソフトで作成した申告・申請データを利用して電子申告を実現するNTTデータの「電子申告ソリューション」。グループ傘下の複数社から総務・庶務業務やファシリティ業務を受託する、みずほオフィスマネジメント株式会社(以下、みずほオフィスマネジメント)は、本ソリューションを用いて、委託元が保有する償却資産に関する約30万件超におよぶ償却資産の申告に関わるデータ処理を実施。紙出力や封入・郵送に要していた業務を大幅に効率化し、併せてペーパーレス化や書類保管の管理コスト低減も実現した。

お客様の課題

  • 季節的に集中する申告・申請明細のデータ処理業務を人海戦術で処理していた。
  • グループ全体の現場力の強化のため、共通業務の「集約化と効率化」を推進している。

導入効果

  • 約30万件に及ぶ申告に必要なデータ処理業務を一括データ処理することで、業務の大幅な効率化が図れた。
  • 季節的に集中する稼働を抑え、平準化を図ることが可能となった。

導入の背景と課題電子化で共通業務の「集約化と効率化」を

みずほオフィスマネジメントは、グループ傘下の複数社から、総務・庶務、ファシリティ業務などを受託している。そんな同社にとって、共通業務の「集約化と効率化」を推進するためにも、電子化による業務の効率化・コスト低減は不可欠だ。中でも、国や自治体に提出する償却資産申告や法定調書などの申告・申請に関係するデータ処理業務は、毎年1月に集中して大作業が発生する業務であり、その一時的に大きくなる負担をいかにして軽減するかが課題となっていた。
そうした状況において、企画・人事部 システム総括グループ長の北村省吾氏は、「申告・申請に用いる明細のデータ処理業務は毎年1月に定期的に発生し、平準化や効率化が図れない季節業務のひとつ。保有資産が多いケースでは、自治体に提出する書類が段ボール数箱分にも及び、仕分け作業や封入・郵送作業は非常に負担となっていた。その業務をこなすために、従来は文字通り人海戦術で臨んでいたことから、近代的でスマートな環境を一刻も早く整備したかった」と語る。

【写真】

みずほオフィスマネジメント株式会社
企画・人事部 システム総括グループ
グループ長
北村 省吾氏

選定ポイントERPで保有している申告に必要なデータを効率的に処理できる「電子申告ソリューション」

申告・申請明細のデータ処理業務の効率化が急務となっていた、みずほオフィスマネジメントの要望に応えたのが、NTTデータの「電子申告ソリューション」だった。
「電子申告ソリューション」は、ERP等で既に保有している申告・申請データを利用して電子申告を行うなど、企業での電子申告の運用を考慮したサービスである。複数の提出先への申告・申請書の提出や大量の申告・申請の一括処理により、従来かかっていた労力や時間を大幅に削減できる。ERP等で既に保有している申告・申請データを活用することで、大幅なシステム変更を行うことなく手軽に導入できるのも大きなメリットだ。
みずほオフィスマネジメントでは、「電子申告ソリューション」を導入することにより、委託元の申告に必要な大量のデータ処理業務を大幅に効率化することができるようになる。
「電子申告ソリューション」を導入するに至った経緯について北村氏は、「電子申告自体は知っていたが、eLTAX未対応の自治体もあり、導入を決めかねていた。そうした折、NTTデータの提案により導入メリットが明確になったため、導入を決めた。時期尚早と見る向きもあるが、今後、グループ全体の業務を受託してスムーズに一元処理するためには、こういったツールは不可欠であり、早い段階から導入しておく必要があると判断した」と振り返る。

導入の流れ約30万件の申告明細を一括データ処理、業務効率化に貢献

みずほオフィスマネジメントでは、委託元である銀行の2010年分の償却資産申告を対象に、「電子申告ソリューション」を用いた申告に必要なデータの処理を実施。対象となる償却資産申告書は約35万件(今回、電子申告を実施したのは約30万件、紙出力に換算して約6,400枚)、提出先の自治体数は312自治体に及んだ。
従来は5名程度のスタッフを集めて1週間かかりっきりで作業に取り組み、プリンター2台を占有する状態でERPから明細を出力、自治体ごとに仕分けしてチェックを行い、封入・郵送作業を行っていた。今回は担当部署内のスタッフが中心となり、データ処理業務そのものは一括したデータ処理で迅速に進行し、準備期間も含めて数日で完了したという。書類準備から封入・輸送・搬送などさまざまな面で作業が軽減または不要となり、大幅な効率化とコスト低減が実現した。
「サービス導入から実際のデータ処理作業まで、NTTデータの協力を得てスムーズに進んだ。今回のように膨大な件数の電子申告においても安定しており、サービスの信頼性も高い。また、従来のERPでは不可能だった自治体単位のデータ閲覧が可能となり、自治体からの問い合わせにも迅速に対応できるので、利便性が大きく向上した」と、北村氏は本ソリューションの導入成果について評価する。

導入効果と今後の展望自治体のeLTAX対応に合わせて、さらなる効率化に期待

今回償却資産申告の対象となった312自治体のうち、80自治体はまだeLTAXに対応していない。そうした自治体について、みずほオフィスマネジメントでは、従来通り書面で委託元から書類を郵送して申告を行うこととなった。いわば二重の手間がかかるわけだが、それに対して北村氏は「電子申告は自治体にとってもメリットがあり、いずれはすべての自治体がeLTAX対応になると確信している。現状でも全体の85%の申告業務の電子化を果たしており、大幅な効率化が実現している。導入メリットは大きい」と語るなど、本ソリューションの導入に大きな手応えを感じているという。今後は他のグループ会社の申告・申請に係る処理業務についても電子化を推進し、本ソリューションのさらなる活用を図りたい考えだ。
「集約化と効率化」をキーワードに、グループ横断的な事務処理の集約が進む中、みずほオフィスマネジメントでは今後も、受託範囲の拡大を通じてグループへのさらなる貢献を図っていく。今回の「電子申告ソリューション」による電子申告の実現は、そのための大きなステップといえるだろう。

【図】システム概要イメージ

お客様プロフィール

お客様名

みずほオフィスマネジメント株式会社

本社

〒100-0011 東京都千代田区内幸町一丁目1番5号

設立

2004年2月26日

資本金

3,000万円

事業概要

総務・庶務業務(施設やオフィスの維持管理/受付・電話交換/メール・文書保管管理)、ファシリティ業務(不動産管理、スペース運用の企画・管理関連業務/プロジェクトマネジメント関連業務/不動産賃貸借契約管理業務/会員権の管理業務)、購買業務(文具品などの一般消耗品の購買管理/備品・調度品の売買/美術品の管理事務)、その他業務(防犯・防災・交通事故に関する管理)

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