2013年9月

ワークフローの導入により、内部統制の徹底や品質管理の向上、承認・決裁業務の効率化を実現

セイコーソリューションズ株式会社では、NTTデータのワークフローパッケージ「OpenCube Workflow」を用いて、製品開発の品質管理をはじめ、内部統制への対応や社内の各種申請業務のワークフロー化を実践。Microsoft SharePointやInfopath、Active Directoryとの密接な連携を通じて、ワークフローを作成するシステム部門と実際に利用するユーザー部門双方の業務効率化や迅速化に大きく貢献している。

お客様の課題

  • 内部統制の対応において、資料の検索や取り出しに手間がかかっていた。
  • 承認・決裁処理の進捗状況を把握するのに時間を要し、管理も複雑化していた。
  • 品質改善に向けた取り組みも、作業が停滞して対応が遅れがちだった。

導入効果

  • 業務フローの可視化証跡の確保、情報の検索性向上により、監査対応を大幅に省力化できた。
  • 記入ミスなどによる手戻りが減り、進捗状況も的確に把握できるようになった。
  • 品質管理工数の大幅削減と停滞案件数の激減に成功した。

導入の背景と課題内部統制環境の整備・強化に向けてワークフロー導入を検討

セイコーソリューションズ株式会社(以下、セイコーソリューションズ)では、社内のさまざまな承認・決裁業務に関して、グループウェア「Microsoft SharePoint」のドキュメントライブラリ機能を活用し、Excelで作成した申請書類をメールのやりとりで実施してきた。そのため管理が複雑化しており、進捗状況を詳細に確認できないなど、業務上不都合な点があったという。
そうした折、日本版SOX法(金融商品取引法)対応に向けた内部統制強化の必要性が高まり、業務プロセスの明確化と申請・承認に関する証跡の確保・管理が必須となってきた。そこで日本版SOX法が施行された2008年頃から、同社では一部で利用されていた既存ワークフローシステムをリプレースして製品の品質管理プロセスを強化するとともに、内部統制の強化を図ることを目的として全社に展開するための新ワークフローシステムの導入を検討し始めた。

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セイコーソリューションズ株式会社
情報センター 情報システム企画課 課長
高原 誠氏

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セイコーソリューションズ株式会社
情報センター 情報システム開発課
大関 博氏

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セイコーソリューションズ株式会社
管理本部 総務人事部 総務課 課長
堀 桂一郎氏

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セイコーソリューションズ株式会社
品質保証室
川島 宏氏

選定ポイントSharePointやInfoPathと連携するワークフローを選定

「帳票作成から承認・決裁、進捗状況の管理、メンテナンスに至るまで、既設のSharePoint、Active Directoryと連携できるシステム環境を構築して、各業務のシステム化への効率化や迅速化を図りたかった」と、情報センター 情報システム企画課 課長の高原 誠氏も語る通り、ワークフローシステムの選定にあたってセイコーソリューションズが重視していたのは、既に帳票処理に活用していたSharePointや、帳票の作成用に導入を検討していた文書ファイル作成アプリケーション「Microsoft Office InfoPath」とのスムーズなシステム連携だった。
同社の品質管理部門では以前から、故障対応やトラブル処理に伴う帳票のやりとりにワークフローシステムを独自に導入し、業務の自動化を実践してきた。しかし従来のワークフロー製品は単独で機能するシステムだったことから、対応・報告業務は停滞しがちで、クレーム対応にも時間を要していたという。「品質改善が図れるまで何度も同じフローを回す必要があり、報告・確認作業が滞留していたら、メールや電話で個別に督促せざるを得なかった」と、品質保証室の川島 宏氏も語る。
そこで同社が選定したのが、NTTデータのワークフローパッケージ「OpenCube Workflow」だ。選定理由は大別して以下の通り。まず第1に、SharePointやInfoPathとの完全なシステム連携。第2に、「Microsoft Visio」を活用した回覧ルート設定のしやすさや、既存のワークフローをテンプレートのようにして加工、再利用できる点。ユーザー部門からの要請に応じてワークフローを作成したり、業務変更に伴って、ワークフローを修正したりできることは、日々の通常業務を行いながら新システムの導入を行わなければならない情報システム部門にとって大きな魅力だったという。そして第3に、「Active Directory」の情報活用と連携によるシングルサインオン環境の実現。同社では社員のユーザー管理を「Active Directory」を用いて実施しているため、申請や承認に関する詳細なアクセス権限をActive Directoryの情報から利用でき、ユーザー側もSharePointにログインするだけでワークフローを利用できるなど、これら利便性を高めるさまざまな機能が高く評価された。

導入の流れ使い勝手を徹底検証し、スムーズな導入が実現

選定に際して「OpenCube Workflow」の導入の容易さや、使い勝手を検討するとともに、システムの導入から構築、運用管理に至るまできめ細かな検討を重ね、スムーズな導入を目指した。そして、SharePointや「OpenCube Workflow」を活用した、セイコーソリューションズの承認・決裁業務は、2010年8月に稼働を開始した。なお、製品提案、導入のサポートは特約店である株式会社システナが担当している。
「検討開始から導入まで1年以上を要したが、事前にさまざまなケースや製品連携の検討を行ったことで、導入そのものはとてもスムーズに進んだ」と、情報センター 情報システム開発課の大関 博氏は評価する。
同社のワークフローでは、情報センターに限っても毎月200件を超える案件が処理されているが、新しいワークフローが必要になった場合でも既存のワークフローをテンプレートのように再利用することで、効率よく短期間で容易に作成できるという。懸案だった内部統制への対応についても、「OpenCube Workflow」のワークフローを提示することで業務フローも的確に可視化できるため、監査用資料として有効であるばかりか、承認・決裁情報の保管・検索・取り出しの作業においても大幅な省力化が実現している。

導入効果と今後の展望きめ細かなワークフローで、品質向上に大きく貢献

製品の品質管理、故障などトラブル対応に「OpenCube Workflow」を活用している品質保証室にとっても、例えば帳票が停滞している場合には、手続を促す督促メールが自動送信されることで、トラブル対応の迅速化が図れるほか、ワークフローによるきめ細かな品質管理体制の実現により、製品の品質向上にも確実に貢献しているという。
「故障がなぜ発生したのか、提供したサービスに対してなぜクレームが発生したのか。単なるトラブル対応だけでなく、場合によっては同じフローを何度も繰り返すことで原因究明を図り、再発防止を徹底する。これはまさに日本のものづくりを長年にわたり支えてきたセイコーグループならではの姿勢であり、それらをワークフローに生かすことで、品質向上が図れる仕組みを構築できた。原因究明を図る『要因分析』の姿勢が、社内に浸透した意義は大きい」(川島氏)
セイコーソリューションズでは今後も「OpenCube Workflow」をフル活用して、業務のさらなる効率化や迅速化を目指すという。「記入ミスなどによる申請処理の手戻りが大幅に削減できたことに加え、今後はInfoPathで作成した帳票を基幹システムと連動させるなど、データの有効活用を通じて、再入力などの無駄を省き、さらなる効率化を図りたい」と、総務人事部 総務課 課長の堀 桂一郎氏も期待を寄せる。また、現状は紙の文書で承認・決裁処理を行っている管理部門の申請業務にも「OpenCube Workflow」によるワークフローの仕組みを導入することで、ペーパーレスや業務フローの改善なども図っていく考えだ。

【図】システム概要イメージ

お客様プロフィール

お客様名

セイコーソリューションズ株式会社

本社所在地

千葉県千葉市美浜区中瀬1-8

設立

2012年12月13日

資本金

5億円

従業員

約300名

主な事業内容

セイコーソリューションズ株式会社は、セイコーインスツル株式会社とセイコープレシジョン株式会社の2つのグループ会社で展開していたタイムビジネス事業(クロノトラスト事業とセイコーサイバータイム事業)を統合して、2013年4月に誕生した。セイコーホールディングスグループのウオッチ事業、電子・メカトロデバイス事業に続く、第3の柱の事業となるべく、積極的な事業拡大を推進している。

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