電子帳簿保存法に基づく取り組みを支援する文書管理ソリューションを提供開始

~OCRソフト「Prexifort-OCR® e文書Plus」が文書管理業務の効率化を支援~

2016年4月8日

株式会社NTTデータ

株式会社NTTデータ(以下:NTTデータ)は、文書管理ソリューション「Prexifort-OCR®(プレキシフォートOCR)e文書Plus」を、2016年5月1日より提供開始します。本ソリューションは、2015年に要件緩和された電子帳簿保存法注1を踏まえ、長期保管が必要となる国税関係書類(契約書、請求書、見積書、等)の登録から保管・活用までを支援する文書管理ソリューションです。

「Prexifort-OCR e文書Plus」は、非定型の帳票から検索キーワードを自動取得するキーワード抽出OCR注2や、タイムスタンプ注3、保管文書の複数条件検索、ユーザー管理、操作ログ取得等を備えています。これにより、お客さまは書類保管コストの削減や、書類探索の効率化、コンプライアンス強化等を実現することができます。

NTTデータは、今後も「Prexifort-OCR e文書Plus」の展開を通じ、自治体、金融機関、保険、医療、製造・流通等のお客さまの文書管理業務効率化に貢献していきます。

背景

多くの企業では、紙の帳簿・書類の管理において、書類の管理業務や、保管スペースの確保、拠点間での配送、書類の探索、紛失時の対応等の問題を抱えています。これは、国税関係の帳簿・書類に、原則7年間の保管義務があるためですが、このたび「平成27年度税制改正の大綱」および「平成28年度税制改正の大綱」を受けて、「国税関係書類に係るスキャナ保存制度の見直し」が実施されることになりました。従来よりも要件が大幅に緩和されたことから、タイムスタンプの付与等、一定の条件下での電子文書保管が可能になり、紙文書保管から電子文書保管への切り替えに興味を持つ、多くの企業の注目を集めています。

ただし、要件が緩和されても、電子帳簿保存法・e文書法注4の制度要件を正しく理解した上で、適切な文書管理業務設計やIT基盤の構築、税務署への申請等が必要となります。

そこでNTTデータは、40年以上にわたるOCR提供を通じて蓄積してきた文書管理に関する知見をもとに、「Prexifort-OCR e文書Plus」の販売を開始しました。本ソリューションは、電子帳簿保存法・e文書法で求められるIT基盤を構成するもので、国税関係書類(契約書、請求書、見積書、等)の登録から保管・活用までを支援します。

対象となる国税関係書類

  • 重要書類(資金や物の流れに直結・連動する書類)
    契約書、領収書、請求書、納品書、小切手、預り証、借用証書、約束手形、有価証券受渡計算書、輸出証明書、社債申込書、契約申込書(定型的でないもの)、預金通帳、送り状など
  • 一般書類(「重要書類」以外の書類。帳簿、決算書類を除く)
    注文書、見積書、検収書、貨物受領証、口座振替依頼書、契約申込書(定型的なもの)など

特長

  1. 1.スキャン・OCR機能

    対象帳票をスキャン・OCRで読み取り、取得した文字情報を検索キーワードとして付与します。非定型の帳票についても、「キーワード抽出機能」や「囲って認識機能」により、文字情報の取得が可能です。電子文書作成時の検索キーワード登録業務を効率化します。

  2. 2.タイムスタンプ機能

    電子帳簿保存法で求められるタイムスタンプを、電子文書の文書管理サーバー登録時に、自動的に付与します。

  3. 3.複数条件検索機能

    あらかじめ登録された検索キーワードにより、複数条件(AND・OR)で対象文書の検索が可能です。税務調査の対応時はもちろん、通常業務においても書類の有効活用を促進します。

  4. 4.セキュリティー機能

    フォルダー・帳票単位での参照ユーザーの制限や、操作ログ(参照、検索、削除)の自動取得が可能です。適正な保管業務を支援します。

  5. 5.運用、管理機能

    保管期間(保管義務のある7年間等)を設定可能です。期間が過ぎた文書ファイルを自動的に削除することで、必要性の無くなった書類の保管コストや、検索性の低下を防ぎます。

導入効果

  1. 1.保管コストの削減

    書類電子化により、書類整理業務費や、管理業務費、書庫のスペース費、倉庫のレンタル費、配送費などを削減可能です。

  2. 2.捜索(検索)の効率化

    高い検索性により、社内監査や会計士監査、過去の見積書・契約書の調査、各種手続き時の書類添付、倉庫からの書類取り寄せなど、書類活用を効率化します。

  3. 3.コンプライアンスの強化

    利用ユーザーコントロールやログ取得が行えることで、セキュリティーを確保した適正な文書管理を実現します。

今後について

NTTデータは今後「Prexifort-OCR e文書Plus」の展開を通じ、自治体、金融機関、保険、医療、製造・流通等のお客さまの文書管理業務効率化に貢献していきます。

参考

注釈

  • 注1電子帳簿保存法(電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律)とは、国税関係法令に基づく保存義務がある帳簿・書類について「電磁的記録等」による保存を可能とするとともに、その要件を定める法律です。国税関係書類をスキャンし電磁的記録として保存するには、税務署に申請し承認を得る必要があります。
  • 注2OCRとは、Optical Character Recognition/Readerの略で、手書き文字や印字された文字を光学的に読み取り、前もって記憶されたパターンとの照合により文字を特定し、文字データを入力する装置や仕組みのことです。
  • 注3タイムスタンプとは、信頼のおける第三者機関Time-Stamping Authority(TSA)によって生成される正確な時刻の情報を伴った「スタンプ」を電子文書に付与することにより、その時刻にその電子文書が存在していたことを証明する技術のことです。なお、国税関係書類に係るスキャナ保存制度においては、電子帳簿保存法施行規則で「一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプを付すこと」と定められています。
  • 注4e文書法(「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」および「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」)とは、保存義務のある文書の電子化を法令横断的に規定している法律です。
  • 「Prexifort-OCR」は日本国内における株式会社NTTデータの登録商標です。
  • その他の製品名、会社名、団体名は、各社の商標または登録商標です。

本件に関するお問い合わせ先

報道関係のお問い合わせ先

株式会社NTTデータ
広報部
甘田(かんだ)
TEL:03-5546-8051

製品・サービスに関するお問い合わせ先

株式会社NTTデータ
第二公共事業本部
第四公共事業部
第二統括部
OCRソリューション担当
仁多見、中川、橘、庄子
TEL:050-5546-7720

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