Le Commonwealth de Virginie réduit les coûts et la complexité avec Microsoft 365
The Virginia Information Technologies Agency (VITA) connects, protects and innovates IT services, infrastructure and cybersecurity for 69 state government agencies in the Commonwealth of Virginia. These agencies previously relied on a mix of Google and Microsoft productivity solutions, which complicated communication and collaboration.
VITA partnered with NTT DATA to migrate all agencies onto the Microsoft 365 platform. The Commonwealth is now empowered with a unified productivity solution, improving efficiency and security and reducing costs.
72K
1 M$
1,6 milliard
Créer un lieu de travail numérique unifié
Les agences du Commonwealth de Virginie exercent leurs activités de façon indépendante. Historiquement, les agences utilisaient une combinaison d’outils de productivité Google Workspace et Microsoft 365. Cette fragmentation a nui à la collaboration interagences et a réduit la sécurité des données.
Suivant une directive du nouveau gouverneur pour réduire les coûts et améliorer le service, VITA a travaillé avec NTT DATA pour migrer tous les employés du Commonwealth vers une plateforme unifiée Microsoft 365. La migration éliminerait les silos d’information, assurerait la livraison rapide des courriels et des messages, mieux protéger les données, réduirait les coûts de licence et favoriserait une communication et une collaboration transparentes dans l’ensemble du Commonwealth.
Cette migration a également permis aux agences de tirer parti des outils Microsoft avancés comme Power Automate pour rationaliser les opérations et Power BI pour fournir des informations sur les données afin d’améliorer la prise de décision.
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Migration de précision avec une précision de 99,99 %
NTT DATA collabore depuis longtemps avec Microsoft pour offrir des solutions d’affaires novatrices et performantes. Lorsque NTT DATA a commencé à travailler avec VITA, l’équipe a conçu et déployé des intégrations entre les plateformes Google Workspace et Microsoft 365 des agences d’État pour soutenir le Commonwealth. Mais lorsque le nouveau gouverneur a pris la barre, VITA et NTT DATA ont été chargés de réduire la complexité et les coûts de licence en déplaçant toutes les agences vers Microsoft 365 hébergé sur Microsoft Azure.
Chaque agence d’État a des besoins uniques, donc NTT DATA a conçu les migrations pour assurer l’alignement avec leurs missions spécifiques. NTT DATA a travaillé avec chaque agence, une à la fois, en migrant régulièrement les utilisateurs vers la plateforme.
En moins d’un an, l’équipe a migré plus de 72 000 comptes d’utilisateurs et 1,6 milliard d’objets avec une précision de 99,99 %.
Les agences apprécient le partenariat et la fluidité de la transition. « Le travail de NTT DATA avec les agences du Commonwealth a mis en valeur une efficacité inégalée et une approche personnalisée », a déclaré Bob Osmond, directeur de l’information du Commonwealth. « L’équipe a relevé la barre en matière de rendement et de service. »
Les agences du
Commonwealth qui améliorent la communication, la collaboration et la conformité ont maintenant un accès unifié aux outils de collaboration Microsoft comme SharePoint, Teams et OneDrive, ainsi qu’aux outils de productivité comme Power Automate et Power BI. Le passage à Microsoft 365 permet également aux agences de gérer efficacement les rapports et de se conformer aux demandes de la Virginia Freedom of Information Act, sans engager de coûts supplémentaires pour des tiers.
»Avec notre nouvelle plateforme en place, nos agences du Commonwealth peuvent désormais collaborer plus efficacement, améliorant la productivité grâce à une communication simplifiée », explique Osmond.
Protection unifiée des données et des courriels
Avant sa consolidation sur Microsoft 365, des politiques de sécurité des données incohérentes ont exposé le Commonwealth à des cybermenaces, mais maintenant VITA a renforcé la sécurité avec des politiques qui couvrent la prévention des pertes de données, le chiffrement et la protection contre l’hameçonnage, les pourriels et les logiciels malveillants.
Le courriel du Commonwealth est protégé à l’aide de Cloudflare Area 1 en conjonction avec Microsoft 365. Dans une étude de 22 millions de courriels acheminés dans le Commonwealth sur une période de 30 jours, 10 % ont été bloqués comme malveillants, protégeant le Commonwealth et ses données en temps réel.
La réduction des coûts de licence et de stockage
La rationalisation des licences d’application pour réduire les coûts informatiques était l’un des objectifs du projet de migration. L’équipe de migration a évalué l’utilisation actuelle des licences et a identifié les licences sous-utilisées pour la mise en production. Cet effort a permis au Commonwealth d’économiser près d’un million de dollars en coûts récurrents annuels.
La migration vers Microsoft 365 réduit également les coûts de stockage des données. En transférant le stockage réseau de VITA vers des comptes OneDrive basés sur le nuage, le Commonwealth peut économiser des centaines de milliers de dollars par mois sur les coûts de stockage seulement.
Le partenariat continu pour le succès de
NTT DATA continue de soutenir VITA avec des idées, de la formation et des stratégies pour offrir plus de avantages de la migration. L’équipe a établi de nouvelles politiques et procédures pour améliorer la collaboration. Tous les documents de formation et de référence sont hébergés dans la plateforme ServiceNow de VITA pour référence future.
VITA prévoit de saisir des gains d’efficacité et des économies supplémentaires en remplaçant les téléphones IP voix sur IP (VoIP) de l’agence par des appels Microsoft Teams. D’autres efforts sont en cours pour tirer parti de Microsoft 365 et de Microsoft Intune afin de rationaliser la gestion des appareils mobiles.
» NTT DATA a été phénoménale pour comprendre notre entreprise, et elle a été extrêmement flexible, s’adaptant rapidement à nos besoins », déclare Osmond. « Leur approche de la transition était cohérente, et ils ont pris le temps de nous écouter et de comprendre nos besoins, ce qui était essentiel à la réussite du projet. »
Migration transparente et économies de coûts
- 72K comptes d’utilisateurs migrés vers Microsoft 365 1 M
- $ d’économies de coûts de licence d’application récurrentes
- 1,6 milliard d’objets transférés avec un taux de réussite de 99,99 %
- Transition sans temps d’arrêt imprévu ni impact sur les opérations
- Réduction des coûts de stockage des données
- Amélioration des rapports de conformité
À propos de VITA
VITA équipe et habilite la succursale exécutive du Commonwealth de Virginie dans les services d’infrastructure informatique, de cybersécurité, de gouvernance et d’approvisionnement. L’organisme soutient plus de 60 agences et 55 000 employés dans le Commonwealth pour servir les 8,6 millions de résidents de Virginie et beaucoup plus de visiteurs.
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