商品概要
文書の収受・起案から廃棄までのライフサイクルをトータルでサポートする自治体向け総合文書管理システムです。シンプルな操作とストレスのないレスポンスで、庁内のスピーディーな情報伝達・意思決定を可能にするとともに、これまで蓄積した情報やノウハウを利活用し、業務の効率化をお手伝いします。
システム構成・サービス構成
用途・適用業務
中央省庁、自治体（都道府県、市町村等）、独立行政法人等、公文書を管理する組織・団体における文書管理業務全般。
メリット・効果
文書事務の迅速化、効率化が図れるだけでなく、導入を契機に現行の文書事務を見直すことで、効率的な決裁ワークフロー（電子決裁、紙決裁）の短縮化や文書管理業務の適正化など、文書事務の効率化を図ることができます。
特長
- 紙文書と電子文書の併用管理はもちろん、様々なファイル形式の添付資料が扱え、既存のOAツールをそのまま使って文書作成できます。また、同一文書で複数のファイル形式の添付資料を最大99まで添付できます。添付文書のPDF化ができます。
- 決裁鑑は、既存の様式と同じ形式で何種類でも設定することができます。決裁済みになると日付印が押印されます。
- 電子決裁や施行（公印）によって、決裁に関わる事務が迅速化されます。自治体様固有のさまざまな決裁パターン（決裁、合議、審査）に対応します。また、独自の「保留機能」により、いったん保留した決裁を文書修正後、承認者から再開することができます。
- 文書セキュリティとして、「全庁で閲覧」、「起案者・決裁者のみ閲覧」、「課内のみ閲覧」などが設定でき、これらに加え「時限秘」の設定もできます。
- これまでのWeb方式で、操作が面倒であった添付文書の直接修正が簡単な操作で行え、操作の手間が大幅に軽減できます。
- 利用者に応じて学習する機能やオンラインヘルプ機能、自席研修機能など、職員様も早期定着を支援します。初心者でもすぐに利用でき、たとえ操作に困っても、文書主任（オンラインヘルプ機能）がやさしく指導してくれます。
- 各所属の電子化率、文書の複写起案率、電子決裁の平均決裁日数など利用状況が文書主任等オンライン画面で確認できます。
- シンプルな操作性、ストレスの感じないレスポンス、いままでの運用実績から装備した各種機能により、利便性は最高です。
- 文書属性情報による検索、検索パターンによる検索、全文検索などさまざまな検索ができます。
- 年度末、年度初めの職員異動情報の迅速な反映、遡及決裁などの対応が可能です。